一、准备材料阶段

1.外部取得、需要报销的票据有哪些注意事项？

国内取得能够报销的票据，主要是车、船、机票、各类税务局监制发票，以及财政部监制票据等。其中，税务发票、财政票据开具的抬头应为“南京航空航天大学”（不得为“南航”、“客户”、“个人”或为空），开票日期、内容、数量、单价、金额（大小写一致）、开票人等要素应齐全，票据专用章上的单位名称与收款单位名称应一致。

从境外取得的票据要求字迹清楚、业务内容和金额明确，有收款人或收款单位。

2.电子发票可以报销吗？

不可以。目前，电子发票只适用于个人消费方面，如何报销国家尚未出台明确规定，因此暂不可以用于报销。

3.什么情况下需要提供供货或服务清单？

支付办公用品、图书、材料、印刷、仪器设备维修及电脑配件等费用，单张发票在1000元及以上，或同一商家在同一时段累计开具发票金额在1000元及以上，应附供货或服务明细清单，同时，明细清单应加盖开票单位发票专用章。

4.哪些报销事项需要先行审批？

（1）家具、仪器设备、软件等固定资产采购，应在国资处网站上办理“南京航空航天大学物资设备购置审批表”审批手续；

（2）基建工程、装潢装修、房屋维修等零星改造，在基建处办理“南京航空航天大学基建工程、维修改造、装饰材料及零星项目等审批表”审批手续；

（3）科研项目购置原材料、元器件金额≥1万元，在科技部办理“南京航天大学科研项目零星采购合同审批表”审批手续；

（4）科研项目外协、外拨金额≥1万元，在科技部办理“南京航空航天大学科研项目协作配套合同审批表”。

特别提醒：报销时应提供审批表，同时付款账号与审批表中的账号保持一致。

5.什么情况下需要提供合同？如何办理？

经济业务活动金额≥1万元，应提供合同或协议；使用财政性资金购买属于政府集中采购目录中的货物，无论金额大小，均需提供政府集中采购合同。

合同或协议应具备以下主要条款：标的（指货物、劳务、工程项目等）；数量和质量；价款或者酬金；履行的期限、地点和方式；违约责任；涉及安全保密事项应有的保密条款等。

各类合同或协议应根据经济业务内容，加盖学校不同的合同专用章：

（1）科研经费合同，在科技部加盖“南京航空航天大学科研合同专用章”或“南京航空航天大学合同专用章（2）“；

（2）购买设备的合同经国资处领导签字后，在财务处采招办(本部综合楼303室)加盖“南京航空航天大学合同专用章（1）”；

（3）工程类合同至校办综合科加盖学校法人用章和“南京航空航天大学公章”。

6.购置仪器设备报销，需要哪些材料？

网上预约报销单据、购置发票、设备购置审批表、固定资产入库单、设备全貌、设备铭牌特写照片各一张，以及按规定需要提供的合同或协议。

7.承办会议报销，需提供哪些材料？

网上预约报销单据、会议服务单位提供的费用原始明细单据、会议通知、实际参会人员签到表（原件）。

8.哪些属于国拨专项经费？

学校财务项目代码以56、I开头的经费，属于国拨专项经费，必须严格按照申报的项目范围及批复的预算执行，同时，每月经费支出额度应完成相应的序时进度（N/12，N为相应月份）。

二、网上预约阶段

9.登录财务平台的用户名和初始密码是什么？学生可以登录吗？

除项目负责人外，其余用户需项目负责人按功能模块授权使用。

用户名：职工为工作证号，学生为学号；

初始密码：职工及2014级及以后学生为身份证后六位，2014级以前学生为学号；

用户名及初始密码中如有字母，则均应为大写，否则会出现薪酬系统无法登录的情况。

10.网上财务平台为什么点不开？

请检查：①是否已验证手机号

②浏览器是否拦截弹出窗口

③高版本IE浏览器是否更改兼容性视图设置

有关“更改兼容性视图设置“详见财务处网站→服务指南→IE浏览器兼容性视图设置。

11.网上预约时，项目里明明有余额，为何提示“余额不足”？

请检查系统中未送交财务处的单据，包括待修改业务、待提交业务、已提交业务三处，如为无效单据，应及时删除，否则单据会占用项目余额。

如果登录人为项目负责人，还可以在报销首页的项目代码后点击“查看”，查询该项目下已预约的所有单据（包括被授权人操作的），删除不需要报销的单据。

12.预约借款时，在实际借款并未超限的情况下，为何提示项目借款次数超限或人员借款次数超限？

原因同上。请及时删除不需要报销的单据，否则单据会占用借款次数。

13.被授权人（学生、其他人员等）在项目负责人授权后，为什么网上报账系统能使用，薪酬发放管理系统无法使用？

主要是项目负责人仅授权了“报销权限”，应提醒项目负责人继续在“项目授权管理”模块中授权“申报权限”。

14.人工费如何领取？剩余额度如何查询？

在薪酬发放系统中申报，可分次领取：选择对应的课题号，“发放项目”选取“人工费”，填写当次领取的金额即可完成预约。

登录网上财务平台→ 财务查询系统→个人项目→额度收入、支出，可查询人工费收入、支出额度。

15.编制公务卡时，为什么消费记录查不到？

按银行规定，消费后一般需要3-5个工作日传输消费记录，如超过时间仍未显示，请联系交通银行84897082。

16.因公务卡信息编制错误，被财务处退回后，怎样再次报销？

请在“失败业务”中找到单据并退回修改，在“支付方式”中“公务卡”一行点击“删除”按钮，删除原单据中已选用的公务卡消费记录后重新预约。

17.公务卡报销金额小于刷卡金额，应如何操作？

在公务卡还款编制界面，选定需进行还款编制的消费记录，在“编制金额”栏填写该笔消费实际需要报销的金额。

三、报销办理阶段

18.预约单交至何处？

明故宫校区综合楼300办公室，工作时间周一至周五；

将军路校区行政楼205办公室，工作时间周二、周四。

其中，“校内人员其他工薪收入”及“退休及校外人员劳务”的薪酬发放网上申报单，每月11-25号交接单室办理。

19.哪些业务可以在柜台取号办理？

借款、现金还款、住院支票、及其他紧急业务可在财务处报销大厅取号办理。其余业务应在网上预约提交后交接单室。

20.境外汇款如何办理？手续费可以报销吗

（1）一般经费：报销大厅12号窗口填写“境外汇款申请书”，办理时提供银行汇款相关资料（校内转帐支票、借款单或发票、收款单位提供的银行汇款信息）。

（2）国拨专项经费：因银行未开通境外对公汇款业务，因此请经办人自行前往银行，办理个人境外汇款业务，汇款手续费单据可以报销。

21.支付版面费时，杂志社只接受邮局汇款，如何办理？

自行前往邮局汇款，报销时附版面（付款）通知。

22.手机话费能报销吗?

不能。按规定手机话费属于个人消费不得报销。

23.市民卡费用能报销吗？市内公共交通费怎么报销？

不能。市民卡为预充值卡，可以用于个人保险、医疗等众多非公务消费，因而不能报销。

因公活动取得的公共汽车票、地铁票、出租车票等合法票据，可以在相应经费中报销，网上预约一般填写在“日常报销”中“其他交通费用－出租车”栏。

24.课题经费可以发放劳务费吗？怎么发？

在预算额度内进行网上薪酬申报，可分次发放，但不得支付有工资性收入的人员工资、奖金、津补贴和福利支出。按预算领取科研绩效时，应附科技部绩效考核表。

25.已经向校外人员发放的评审费、劳务费等如何计算税前应发金额？

在财务处网站左侧的“快速通道”中选择“所得纳税计算”，页面将链接至江苏省地方税务局相应页面，点选“劳务报酬所得纳税计算”，输入“税后劳务报酬”，查看结果即显示应纳税额及相应税前劳务报酬总额。

特别提醒：此项快速查询目前只针对向校外人员发放的劳务报酬。

26.公务接待报销有哪些具体要求？

（1）公务接待不得提供香烟和高档酒水。

（2）接待对象在10人以内的，陪餐人数不得超过3人；超过10人的，不得超过接待对象人数的三分之一。

（3）不得组织旅游及与公务活动无关的参观，严禁以任何名义和方式变相旅游，严禁无实质内容的学习交流和考察调研。

27.学校承办会议，有哪些具体要求？

（1）由学校承办的会议一般为四类会议，按照450元/人/天的标准报销（住宿240元/人/天、伙食130元/人/天、其他费用80元/人/天，可调剂使用）。无外地参会人员，不安排住宿，相应标准为210元/人/天。

（2）优先在学校内部会议室、礼堂、宾馆、招待所、培训中心，或四星级以下（含四星）定点饭店召开；不得到党中央、国务院明令禁止的风景名胜区召开。

（3）会议参会人员视内容而定,一般不得超过50人。

（4）不得报销烟酒、花草、水果、纪念品、洗漱用品。

（5）会议期间需要支付的校内转帐，应开具校内转账支票，与其他会议期间票据一起提交。

28.报销后的汇款回执怎样领取？

账务处理完成后，校内回执于第二个工作日、银行回执于第三个工作日，在报销大厅11号窗口领取。

28.银行卡到账金额为何与预约报销金额不一致？

登录网上预约报账系统，点击“已完成单据”后的“状态查看”进行该笔报销款项的明细查询，如仍有疑问，请携带接单凭条至报销大厅1号窗口查询。

29.银行转帐支票过期如何处理？

至报销大厅10号窗口核对并填写“支票重开说明”，再取号办理。

30.预约交单后有问题的单据怎么处理？

报销审核时如发现有问题的单据，审核人员将电话或短信通知经办人，经办人携带“接单凭条”至约定窗口处理。不能报销的问题票据原则上只保留一个月，经办人超期未领的，财务处将统一销毁。

预约交单后请保持联系电话畅通，便于审核人员联系。