第一章  总则

第一条 为规范会计档案管理工作，维护会计档案的真实性、完整性和有效性，充分发挥会计档案的作用，更好地为学校建设与发展服务，依据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国会计法》以及国家财政部、国家档案局《会计档案管理办法》，结合我校实际情况特制定本办法。

第二条 本办法适用于学校财务处、后勤集团、医院等学校所属各部门。

第二章  会计档案管理职责

第三条 学校会计档案由档案馆和会计档案形成部门共同管理。档案馆负责对会计档案工作进行业务指导、监督、检查，以及移交档案馆的会计档案的存放、查阅和保管期满后会计档案的销毁等工作。会计档案形成单位负责会计档案的立卷、归档、保管（移交档案馆前）、查阅等工作。

第四条 学校财务处应设立会计档案室，并指定专人负责未归档的会计档案日常管理和会计档案凭证号查询工作。二级核算单位也应明确会计档案管理的负责人，并设立专门保管场所保管未归档会计档案。

第五条 会计档案形成部门负责人要重视会计档案管理工作，要保证会计档案管理必要的经费和设施（包括必要的存放地点、存放设施等）。

第三章 会计档案归档范围

第六条 学校的会计档案是指会计凭证、会计账簿和财务报告等会计核算专业材料，是记录和反映学校经济业务的重要史料和证据。会计档案分为四类：会计凭证类、会计账簿类、财务报告类和其他类。

第七条 会计凭证包括原始凭证、记账凭证、其他会计凭证。

（一）原始凭证是在经济业务发生时，由业务经办人员直接取得或者填制，用以表明某项经济业务已经发生或其完成情况并明确有关经济责任的一种凭证。原始凭证是填制记账凭证或登记账簿的原始依据，是重要的会计核算资料。原始凭证包括外来原始凭证和自制原始凭证两种。

（二）记账凭证是对经济业务按其性质加以归类，确定会计分录，并据以登记会计账簿的凭证。

（三）其他会计凭证是指以上凭证之外的凭证。

第八条 会计账簿是指以会计凭证为依据，全面、连续地记录一个单位的经济业务，对大量分散的数据或资料进行归类整理，逐步加工成有用的会计信息的账簿。会计账簿包括总账、明细账、日记账、其他辅助账簿等。

第九条 财务报告指用来反映会计实体财务状况和事业发展成果（经营成果）的总结性书面文件，包括会计报表、附表以及财务情况文字说明等。

第十条 其他类会计档案包括银行存款余额调节表，银行对账单，财务会计软件使用说明，会计科目和项目编码及使用说明，会计电算化处理授权登记或使用权限备案表，其他应当保存的会计核算专业资料，会计档案移交清册，会计档案保管清册，会计档案销毁清册等。

第十一条 学校各级财务部门采用电子计算机进行会计核算的，应当保存打印出的纸质会计档案，具备保存条件的，应同时将光盘、磁盘等作为会计档案保存。

第十二条 以下与财务会计核算相关的文件材料，应当执行文书档案管理规定，不作为会计档案管理：

（一）学校年度财务预算、决算及上级批复；

（二）学校财务预算执行及考核情况；

（三）学校对外投资的文件和执行中形成的有关材料；

（四）财务处上报的各类报表；

（五）各类审计决定、报告及意见；

（六）上级下达的各种经费通知；

（七）国家及学校各项财务规章制度。 

第四章 会计档案整理立卷

第十三条 会计凭证按顺序整理整齐，确保原始单据粘贴牢固。凭证应按日期立卷，装订时将凭证原始单据有效信息保留在装订线之外，便于查阅。装订成册的凭证厚度应基本保持一致，装订完成后不得出现掉页、掉单据现象。装订好的封面按要求填写。

第十四条 会计账簿在会计年度终了后，除按规定可跨年使用的账簿外，其他账簿一律按年立卷。各类账册按顺序整理、排列、装订，账册的封面和侧面应标明账簿名称、年份和册别。账簿的装订应牢固、平整，不得有折角、缺角、缺页等现象。

各类会计报表按年度单本装订，其他会计档案按相应要求装订。

第五章 会计档案移交归档

第十五条 会计档案由各会计档案形成部门按照归档要求整理好后，向校档案馆归档。当年形成的会计档案，在会计年度终了后，可暂由会计机构保管一至三年，期满之后，应当由会计机构编制移交清册，移交学校档案馆统一保管。

第十六条 会计档案形成部门向档案馆移交会计档案时，移交双方应当办理会计档案交接手续。移交会计档案的单位，应当编制会计档案移交清册，列明应当移交的会计档案名称、卷号、册数、起止年度和应保管期限等内容。移交会计档案时，移交双方应当按照会计档案移交清册所列内容逐项清点，并由移交双方的单位负责人负责监交。交接完毕后，交接双方经办人和监交人应当在会计档案移交清册上签名或者盖章。

在纸质会计档案移交的同时应连同电算化程序和最新的数据库文件一同交接，并确保数据可读。

第六章  会计档案管理利用

第十七条 档案馆对接收的会计档案，要认真核对、及时编号、分类入柜上架，并保持原卷册封装，特殊情况需要拆封重新整理时，应会同会计档案形成部门经办人共同整理。

第十八条 会计档案形成部门对已归档的会计档案增减要及时登记，并在备考表上备注说明原因。

第十九条 会计档案的保管期限，根据各自特点，分为永久、定期两类，定期又分三年、五年、十年、十五年、二十五年五种(详见附表)。

各会计档案的保管期限，从会计年度终了后的第一天算起。

第二十条 本办法规定的会计档案保管期限为最低保管期限，各类会计档案的保管原则上应当按照本办法附表所列期限执行，特殊情况根据工作的需要，可以延长保管期限。

第二十一条  学校档案馆、财务处和其他会计档案形成部门，应提供合适的会计档案保管条件，做好防火、防盗、防霉、防潮、防鼠、防蛀等工作，对电算化档案的磁盘、光盘，还要做好防磁工作。

第二十二条  各类会计档案除移交单位自身、审计部门外一律不得借出，如有特殊需要，必须经会计档案形成部门领导签字确认，方可借出。

会计档案查阅须履行严格手续，查阅财务处会计档案时，查阅人应前往账务处会计档案往来办公室填写《会计档案查询申请单》，经财务处领导签字同意后，持有效证件和《会计档案查询申请单》到档案馆进行查阅；查阅二级核算单位会计档案时，查阅人应前往二级核算单位会计室填写《会计档案查询申请单》，经该单位领导签字同意后在会计人员的陪同下前往档案馆查阅会计档案。

查阅会计档案时，严禁在会计档案上涂画、拆封和抽换，不得复印、拍照、抄录与申请调阅无关的内容，查阅过程中档案管理人员不得离开现场。会计档案查阅完毕，必须履行登记手续，查阅人在《查借阅登记簿》上填写查借日期、单位、姓名、档号等内容。

第七章  会计档案鉴定销毁

第二十三条  保管期满的会计档案，可以按照以下程序销毁：

（一）由档案馆和会计档案形成部门共同组成档案鉴定小组，档案馆会同会计档案形成部门提出销毁意见，编制会计档案销毁清册，列明销毁会计档案的名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容。

（二）档案馆和会计档案形成部门的负责人在会计档案销毁清册上签署意见，经主管校领导批准后实施销毁。

（三）销毁会计档案时，应由档案馆和会计档案形成部门共同派员监销。

（四）监销人在销毁会计档案前，应当按照会计档案销毁清册所列内容清点核对所要销毁的会计档案；销毁后，应当在会计档案销毁清册上签名盖章，并将监销情况报告本单位负责人。

第二十四条  保管期满但未结清的债权债务原始凭证和涉及其他未了事项的原始凭证，不得销毁，应当单独抽出立卷，保管到未了事项完结时为止。单独抽出立卷的会计档案，应当在会计档案销毁清册和会计档案保管清册中列明。

第二十五条  正在项目建设期间的建设单位，其保管期满的会计档案不得销毁。

第二十六条  对应销毁的会计档案中，仍具有保存价值的重要档案，应将其抽出，另行整理立卷，单独长期保存。单独抽出立卷的会计档案，应在会计档案销毁清册和会计档案保管清册中列明。

第八章　附则

第二十七条  本办法自发文之日起施行，由学校档案馆和会计档案形成部门负责解释。原《南京航空航天大学会计档案管理办法》（校办字〔1998〕09号）同时废止。

附：会计档案归档范围及保管期限表

南京航空航天大学会计档案管理办法.doc